Էյզենհաուերի մատրիցան:
Ինչպե՞ս պլանավորել գործերը

Մեր օրերում մարդիկ հաճախ են դժգոհում ժամանակի պակասից: Չնայած նրան, որ բոլորս էլ ունենք մեզ հավասարաչափ  տրված օրվա 24 ժամը, այնուամենայնիվ, ինչ-որ մեկը հասցնում է շատ բան անել, իսկ մյուսն իր ժամանակը վատնում է անօգուտ:

Էյզենհաուերի մատրիցան ժամանակի կառավարման, առաջիկա կարճ ժամանակահատվածի համար գործերը պլանավորելու, դրանց առաջնայնությունը սահմանելու արդյունավետ գործիքներից մեկն է: Այն հնարավորություն է տալիս կոնկրետ կատեգորիաների բաժանել առաջիկա անելիքների ցանկը, հստակ տեսնել ամենակարևոր և ոչ կարևոր գործերը, արագ և արդյունավետ պլանավորել դրանք (գործերի կարճաժամկետ պլանը), արդյունքում ճիշտ կազմակերպել ժամանակն ու բարձրացնել սեփական արդյունավետությունը:

 

Ինչ է Էյզենհաուերի մատրիցան

Էյզենհաուերի մատրիցան կազմված է 4 դաշտերից (քառակուսիներից ), որոնք ձևավորվում են հորիզոնական «Կարևոր է- Կարևոր չէ» և ուղղահայաց «Շտապ է – Շտապ չէ» առանցքների հատումից:

Այդ դաշտերից յուրաքանչյուրը համապատասխանում է  գործերի կոնկրետ կատեգորիայի: Կատեգորիաները որոշվում են կարևոր և շտապ լինելու սկզբունքով՝ «Կարևոր է- Կարևոր չէ» և «Շտապ է – Շտապ չէ»:

 

Ինչպե՞ս օգտագործել Էյզենհաուերի մատրիցան

Կազմեք առաջիկա գործերի ընդհանուր ցանկը, այնուհետև յուրաքանչյուր քառակուսում այդ ցանկից տեղադրեք այն գործերը, որոնք համապատասխանում են տվյալ քառակուսում նշված կատեգորիային: Հնարավոր է, որ սկզբում դժվար լինի, բայց ժամանակի ընթացքում գործերն այսպես պլանավորելը դառնում է բավականին հեշտ ու սովորական:

Էյզենհաուերի մատրիցայի կատեգորիաների նկարագրությունը

«Կարևոր — Շտապ» գործեր: Սրանք այն գործերն են, որոնք շատ կարևոր են և ոչ մի դեպքում հետաձգել չի կարելի: Առանց դրանք անելու ձեր պլանավորածում ամեն ինչ կխախտվի և վաղն արդեն ուշ կլինի: Այդ գործերը պետք է այսօր, առաջին հերթին և անպայման անել:

Տեսականորեն Էյզենհաուերի մատրիցայի «Կարևոր — Շտապ» գործերի դաշտը պետք է դատարկ լինի: Միայն այս դեպքում կարելի է ասել, որ մարդը կարողանում է լիարժեք պլանավորել և արդյունավետ բաշխել իր ժամանակը:

Բայց գործնականում ամեն մարդ էլ ունենում է «կարևոր և շտապ» գործեր, որոնց մի մասն առաջանում է ծուլության, մյուս մասը պրոֆեսիոնալիզմի պակասի, իսկ որոշներն էլ ֆորս-մաժորային իրավիճակների պատճառով:

«Կարևոր — Ոչ շտապ» գործեր: Ըստ Էյզենհաուերի, այս կատեգորիայում ներառվածները ամենակարևորն են: Սրանք այն գործերն են, որոնք սպառնում են մոտ ապագայում դառնալ շտապ: Եթե ձեր պլանների մեջ չի մտնում սպասել մինչ այդ պահը, իսկ հետո ավելորդ մրցավազք սկսել, ուրեմն պետք է այս գործերին մեծ ուշադրություն դարձնել:

Այս կատեգորիայում անպայման պետք է ընդգրկել այն գործերը, որոնք ուղղված են ձեր նպատակների իրականացմանը: Սրանց վրա առավելագույն ուշադրություն ու ջանքեր պետք է կենտրոնացնել, քանի որ դրանց նպատակաուղղված և հետևողական կատարումը ապագայի մեծ արդյունքների երաշխիքն է:

Այստեղ անպայման պետք ընդգրկել նաև անձնային աճի, ինքնազարգացման, առողջության մասին հոգալու հետ կապված անելիքները, որովհետև դրանք ցանկացած ձեռքբերման հիմքն են: Պետք է ընդգրկվեն նաև սեփական գործունեության, նոր հնարավորությունների և հեռանկարների վերլուծությունը, նոր պլանների մշակումը:

Քանի դեռ գործերն այս դաշտում են, շտապ լինելու բեռի բացակայությունը հնարավորություն է տալիս դրված խնդիրները լուծել առավելագույն որակով: Բայց չպետք է մոռանալ հետևել ժամկետներին, հակառակ դեպքում այդ գործերը կարող են տեղափոխվել առաջին՝ «Կարևոր — Շտապ» գործերի դաշտ, մի բան, որից պետք է անպայման խուսափել:

«Ոչ կարևոր — Շտապ» գործեր: Որպես կանոն, այս տեղում են գտնվում այն գործերը, որոնք, ինչպիսին էլ որ դրանք լինեն, ձեզ որևէ կերպ չեն մոտեցնում ձեր նպատակին:

Դրանք խանգարում են արդյունավետ աշխատել, քանի որ շտապ ուշադրություն են պահանջում: Այս գործերը հաճախ են շփոթում առաջին քառակուսու գործերի հետ: Պետք է հիշել, որ ոչ բոլոր շտապ գործերն են կարևոր: «Կարևոր — Շտապ» գործերը «Ոչ կարևոր — Շտապ»-ից տարբերելու հիմնական չափանիշն այն է, թե որքանով են դրանք մոտեցնում ձեզ ձեր նպատակին: Այս քառակուսում այն գործերն են, որոնք որևէ կապ չունեն ձեր նպատակի հետ:

Այդ պատճառով միշտ պետք է հստակ ձևակերպել նպատակը, հիշել դրա մասին և կենտրոնանալ դրա վրա: Չպետք է շփոթել կարևոր լինելը շտապ լինելու հետ: Մարդիկ հաճախ ավտոմատ ձևով շտապ գործերը նաև համարում են կարևոր: Արդյունքում նրանց կյանքում ստեղծվում է լարվածություն և ցայտնոտ, ինչը նրանց հեռացնում է իրենց նպատակից: Մենեջմենտի հիմնադիր Ֆրեդերիկ Թեյլորը ժամանակին ասել է, որ գործերը կարելի է լավ կազմակերպված համարել, եթե դրանք արվում են առանց շտապողականության և իրարանցման:

Երրորդ քառակուսում հայտնվում են շատ կենցաղային գործեր. անկարևոր հեռախոսային զանգեր, հյուրերի անսպասելի այցելություններ, այլ չպլանավորված, պարտադրված հանդիպումներ, որոնցից չի կարելի հրաժարվել: Որպես կանոն, այս գործերն ուղղակի խժռում են ժամանակը և շեղում նպատակից: Հասկանալու համար, թե որքանով են դրանք իսկապես կարևոր, բավական է ինքներդ հարցնեք ձեզ. «Ի՞նչ կպատահի, եթե ես չանեմ դա»: Իսկ եթե հնարավորություն ունեք այս գործերից ինչ-որ բան փոխանցել կամ հանձնարարել որևէ մեկին, անպայման արեք դա:

«Ոչ կարևոր — Ոչ շտապ» գործեր: Սա գործերի այն կատեգորիան է, որոնք ոչ կարևոր են, ոչ էլ շտապ, բայց հաճելի են և ցանկանում եք հատկապես դրանցով զբաղվել:

Այս գործերը կարելի է չանել, կամ անել միայն այն ժամանակ, երբ ազատ ժամանակ ունեք, որովհետև դրանք նվազեցնում են օրվա արդյունավետությունը: Դրանք պետք է արվեն վերջին հերթին, իսկ դրան հատկացված ժամանակը խիստ սահմանափակ պետք է լինի. ժամանցային ամսագրեր կարդալը, համակարգչային խաղերը, ինտերնետում ժամանակ անցկացնելը և այլն:

Այսպիսով, որպես գործիք, Էյզենհաուերի մատրիցան գործում և լավ կազմակերպում է ձեր առաջիկա անելիքները, եթե դրան հետևում եք: Կարող եք հպարտանալ ձեզանով, եթե «Կարևոր — Շտապ» գործերի քառակուսին ձեր մոտ հաճախ դատարկ է: Սա միանգամայն հնարավոր է, եթե ճիշտ և ժամանակին զբաղվեք «Կարևոր — Ոչ շտապ» դաշտում գտնվող գործերով: Այդպես աշխատում են պրոֆեսիոնալները:

   Հիշեք Ալեն Մակկենզիի խոսքերը. 

  Չկա ավելի հեշտ բան, քան զբաղված լինելը, և                                                                                 չկա ավելի դժվար բան, քան արդյունավետ լինելը: